Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) często funkcjonują w warunkach ograniczonej kadry i zasobów, co sprawia, że każdy błąd proceduralny, czy każda minuta spędzona na ręcznym przepisywaniu danych, ma realny wpływ na ich rentowność. W sektorze finansowo-księgowym, tradycyjne metody – papierowe faktury, żmudne księgowanie, ręczne kontrole – są nie tylko nieefektywne, ale stają się coraz bardziej ryzykowne w świetle rosnących wymagań prawnych i cyfryzacji administracji (jak np. KSeF w najbliższej przyszłości). To właśnie w tym momencie nowoczesny program do fakturowania i zarządzania finansami przestaje być tylko narzędziem ułatwiającym wystawianie dokumentów, a staje się strategicznym systemem automatyzującym kluczowe procesy, zapewniając oszczędność, precyzję i, co najważniejsze, pełną zgodność z regulacjami, w tym w zakresie podatku VAT i weryfikacji kontrahentów.

Korzyści z użycia systemu do fakturowania – oszczędność czasu, eliminacja błędów, zgodność z regulacjami

Systemy automatyzujące procesy finansowe w MŚP przynoszą wielopłaszczyznowe korzyści, które w perspektywie długoterminowej przekładają się na zwiększoną konkurencyjność firmy.

Oszczędność czasu i zasobów: Automatyzacja minimalizuje czas poświęcany na rutynowe i powtarzalne czynności. Wystawienie faktury, które ręcznie mogło trwać kilka minut, w systemie zajmuje sekundy – dane kontrahenta są automatycznie pobierane z baz (np. GUS lub VIES) po wpisaniu NIP-u, a pozycje faktury są archiwizowane i łatwe do powielenia. Czas, który dotychczas był poświęcany na tworzenie i archiwizację dokumentów, może zostać przekierowany na bardziej strategiczne działania, takie jak analiza finansowa czy rozwój oferty.

Eliminacja błędów ludzkich: Ręczne wprowadzanie danych, kalkulacje VAT, czy numerowanie dokumentów są głównymi źródłami błędów w księgowości. Automatyczny program do faktur eliminuje te pomyłki:

• Błędy obliczeniowe: Stawki i kwoty VAT oraz podsumowania są obliczane przez system.
• Błędy formalne: System pilnuje poprawności nagłówków, dat i obowiązkowych elementów dokumentu.
• Błędy w danych kontrahenta: Automatyczne pobieranie danych minimalizuje ryzyko pomyłki w numerze NIP, czy adresie.

Zgodność z regulacjami: To być może najważniejsza korzyść. Programy do faktur są na bieżąco aktualizowane zgodnie ze zmieniającymi się przepisami. Zapewniają gotowość na obligatoryjny Krajowy System e-Faktur (KSeF), automatycznie generują pliki JPK V7 i JPK_FA, a przede wszystkim, wbudowują krytyczne mechanizmy ochronne, takie jak weryfikacja na Białej Liście VAT. Dzięki temu, firma jest zawsze zgodna (compliant) z aktualnymi regulacjami, a ryzyko sankcji podatkowych z tytułu nieprawidłowości dokumentacyjnych jest zminimalizowane.

Jak system może integrować weryfikację danych kontrahenta (np. przez listę podatników)

Prawdziwa różnica, którą nowoczesny program do faktur wnosi do MŚP, leży w integracji i automatyzacji najbardziej ryzykownych procesów, a weryfikacja danych kontrahenta jest tego idealnym przykładem. Integracja z Wykazem Podatników VAT (Białą Listą) i innymi oficjalnymi bazami danych odbywa się na kilku poziomach, tworząc bariery bezpieczeństwa przed błędem lub oszustwem:

1. Automatyczne Pobieranie Danych przy Wprowadzaniu: W momencie wpisywania NIP-u nowego kontrahenta do systemu, program automatycznie wysyła zapytanie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), a także weryfikuje status VAT w Wykazie. Dane takie jak pełna nazwa, adres, czy status VAT są od razu uzupełniane, co zapewnia ich poprawność.
2. Krytyczna Weryfikacja Rachunku Bankowego: Po wprowadzeniu faktury zakupu, której kwota przekracza 15 000 zł, system automatycznie sprawdza, czy rachunek bankowy kontrahenta wskazany do płatności znajduje się na Białej Liście VAT. Jeśli numer rachunku nie jest zgodny, system generuje natychmiastowe ostrzeżenie dla użytkownika, blokując tym samym ryzykowną płatność i wymuszając podjęcie działań korygujących.
3. Archiwizacja Dowodu Weryfikacji: Kluczowe jest to, że programy automatycznie pobierają i archiwizują urzędowe potwierdzenie dokonanej weryfikacji w chwili jej przeprowadzenia. Ten elektroniczny dowód stanowi niepodważalne poświadczenie dochowania należytej staranności w przypadku kontroli urzędu skarbowego.

Integracja ta przenosi odpowiedzialność za pamiętanie o prawnym obowiązku z pracownika na maszynę, gwarantując ciągłe i niezawodne dopełnianie formalności. Zapewnia to spokój ducha i chroni firmę przed utratą kosztów uzyskania przychodu oraz innymi poważnymi konsekwencjami.

Link do artykułu jako praktyczny przykład implementacji takiej automatycznej weryfikacji

Praktyczne zastosowanie automatycznej weryfikacji na Białej Liście jest kluczowe dla firm, które chcą chronić swoje finanse i działać zgodnie z prawem. Korzystanie z programów, które automatyzują ten proces, jest najlepszym sposobem na uniknięcie sankcji podatkowych związanych z przelewami na niewłaściwe konta.

Więcej informacji na temat tego, czym dokładnie jest Biała Lista Podatników VAT i jak program do faktur może automatycznie weryfikować kontrahentów, znajdziesz pod tym adresem: https://mybank.pl/news/35527-co-to-jest-biala-lista-podatnikow-vat-i-jak-program-do-faktur-moze-automatycznie-weryfikowac-kontrahentow.html.

To nie tylko techniczne udogodnienie, ale przede wszystkim mechanizm obronny firmy. Inwestycja w automatyzację procesów finansowo-księgowych, zwłaszcza w małych i średnich firmach, zwraca się wielokrotnie, nie tylko przez oszczędność czasu, ale przede wszystkim przez minimalizację ryzyka finansowego i podatkowego. W dobie cyfryzacji, manualna księgowość staje się reliktem przeszłości; program do faktur, który robi różnicę, to taki, który automatycznie weryfikuje kontrahentów i zapewnia zgodność prawną każdej transakcji.

Materiał promocyjny.