Cyfrowa dokumentacja to nie tylko wygoda i nowoczesność, ale przede wszystkim odpowiedzialność. Firmy, które przechowują dane osobowe w formie elektronicznej, muszą działać zgodnie z rygorystycznymi przepisami RODO. Przekroczenie tych regulacji może skutkować poważnymi konsekwencjami – od kar finansowych po utratę zaufania klientów. Szczególnie małe i średnie przedsiębiorstwa, które dopiero rozpoczynają cyfryzację, muszą dokładnie zrozumieć, jakie obowiązki nakładają na nie przepisy o ochronie danych osobowych i jak w praktyce zabezpieczyć dokumenty elektroniczne. Poniżej przedstawiamy pełny przewodnik po tym, jak zgodnie z prawem przechowywać i przetwarzać cyfrowe dokumenty.

Co mówi RODO o dokumentach cyfrowych?

Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO) obowiązuje wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe obywateli UE. To oznacza, że każda firma – niezależnie od skali – która gromadzi, przechowuje lub analizuje dane klientów, pracowników, kontrahentów czy użytkowników, musi dostosować swoje procedury do wymogów RODO. Kluczowe pojęcia, które mają zastosowanie w kontekście cyfrowych dokumentów, to m.in.: „przetwarzanie”, „zgoda”, „celowość przetwarzania”, „minimalizacja danych” oraz „czas przechowywania danych”.

W kontekście dokumentów cyfrowych, istotne jest przede wszystkim zapewnienie integralności i poufności danych, ograniczenie dostępu, a także możliwość szybkiego odnalezienia oraz usunięcia dokumentów, jeśli zajdzie taka potrzeba – np. po wycofaniu zgody przez osobę, której dane dotyczą.

Obowiązki administratora danych w firmie

W firmie funkcję administratora danych najczęściej pełni właściciel lub zarząd. Ich obowiązki w zakresie cyfrowych dokumentów obejmują m.in.:

• prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych,
• zapewnienie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych chroniących dane,
• ustanowienie polityki retencji dokumentów – czyli jak długo dane będą przechowywane,
• wdrożenie procedur na wypadek naruszenia ochrony danych (np. wycieku),
• informowanie osób, których dane są przetwarzane, o ich prawach.

W praktyce oznacza to konieczność dokładnego zaplanowania, które dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej, gdzie będą zlokalizowane, kto będzie miał do nich dostęp i jakie zabezpieczenia zostaną zastosowane.

Dobre praktyki – od pseudonimizacji po systemy DMS

Jedną z podstawowych zasad RODO jest minimalizacja – należy przechowywać wyłącznie te dane, które są rzeczywiście potrzebne. Dlatego warto zastanowić się, czy niektóre dokumenty można zanonimizować lub poddać pseudonimizacji. Ta druga technika pozwala na dalsze przetwarzanie danych, ale ogranicza ich jednoznaczną identyfikację bez dodatkowych informacji.

W kontekście dokumentów cyfrowych warto wdrożyć system klasy DMS (Document Management System), który nie tylko umożliwia katalogowanie i archiwizowanie dokumentów, ale także zarządza dostępem do nich – zgodnie z zasadą ograniczenia dostępu tylko do osób uprawnionych. W połączeniu z narzędziami do logowania dwuskładnikowego, szyfrowania dokumentów oraz monitorowania aktywności użytkowników, takie systemy stają się istotnym elementem strategii zgodnej z RODO.

Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty cyfrowe?

Bezpieczeństwo dokumentów elektronicznych to nie tylko hasła i firewalle. Kluczowe są również procedury wewnętrzne, regularne szkolenia personelu oraz kontrola nad urządzeniami, na których przechowywane są dane. Dokumenty zawierające dane osobowe powinny być:

• przechowywane w systemach zapewniających szyfrowanie plików i połączeń,
• dostępne tylko dla uprawnionych użytkowników,
• regularnie archiwizowane z kopią zapasową (off-site lub w chmurze),
• objęte polityką automatycznego usuwania po określonym czasie,
• zabezpieczone przed edytowaniem przez nieuprawnione osoby.

Warto również regularnie przeprowadzać audyty bezpieczeństwa i aktualizować oprogramowanie oraz zasady ochrony, ponieważ zagrożenia cybernetyczne zmieniają się z miesiąca na miesiąc.

Dla firm poszukujących bardziej szczegółowych wytycznych, pomocne będą wskazówki zawarte pod adresem: https://bezprawnik.pl/jak-pracowac-z-cyfrowymi-dokumentami-i-jednoczesnie-zadbac-o-bezpieczenstwo-danych/, gdzie omówiono konkretne aspekty pracy z dokumentacją cyfrową zgodnie z zasadami bezpieczeństwa.

Zgoda i informowanie – najczęstsze błędy

Wielu przedsiębiorców bagatelizuje obowiązek informowania klientów o tym, jak ich dane są przetwarzane. Tymczasem każda osoba, której dane są zbierane i przechowywane, powinna otrzymać jasną i zrozumiałą informację na ten temat – najlepiej już na etapie pierwszego kontaktu (np. w formularzu online czy umowie). Równie istotna jest zgoda – musi być dobrowolna, świadoma i konkretna. Nie może być ukryta w regulaminie ani zaznaczona domyślnie.

Nieprawidłowością jest również nadmierne gromadzenie danych – np. kopiowanie dokumentów tożsamości bez uzasadnienia lub przechowywanie ich przez nieograniczony czas. RODO jasno wskazuje, że dane muszą być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne w świetle celów ich przetwarzania.

Obowiązek zgłaszania naruszeń i prawo do bycia zapomnianym

W przypadku naruszenia ochrony danych – np. wycieku dokumentów – firma ma 72 godziny na zgłoszenie tego faktu do Prezesa UODO. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować dotkliwymi karami. Również osoby, których dane dotyczą, mogą zgłaszać skargi oraz żądać usunięcia swoich danych z systemu (tzw. prawo do bycia zapomnianym), o ile nie stoi to w sprzeczności z innymi przepisami (np. archiwizacją księgową).

Dlatego dokumentacja cyfrowa musi być zarządzana w sposób pozwalający na szybkie zlokalizowanie danych, ich edytowanie lub usunięcie. To zadanie nie do przecenienia, zwłaszcza w firmach, które korzystają z wielu źródeł danych lub narzędzi do automatyzacji procesów (np. e-mail marketingu czy CRM).

Podsumowanie: prawo, technologia i odpowiedzialność

Zarządzanie dokumentacją cyfrową w świetle RODO to nie jednorazowy projekt, ale proces wymagający ciągłego dostosowywania się do zmieniających się wymagań, technologii i ryzyk. Kluczem do sukcesu jest połączenie świadomości prawnej, odpowiedniego doboru narzędzi oraz praktyk organizacyjnych. Przedsiębiorcy, którzy potraktują temat poważnie, zyskają nie tylko spokój ducha i zgodność z przepisami, ale również lepsze zaufanie klientów, większą przejrzystość działań i większą kontrolę nad zasobami informacyjnymi.

Artykuł zewnętrzny.